"Làm thế nào để xin được một lá thư giới thiệu chất lượng, ấn tượng và nhất là không chung chung theo kiểu "sản xuất hàng loạt"? Hãy cùng lắng nghe những chia sẻ từ một người đã viết rất nhiều những bức thư như vậy: David Oppenheimer- phó giáo sư ngành sinh học công tác tại Đại học Florida, Gainesville. Ông là người đồng điều hành Undergrad in the Lab, một website cung cấp thông tin hữu ích cho các sinh viên bậc đại học giúp họ có được những điều tốt nhất trong quá trình nghiên cứu.

Trải nghiệm một chương trình nghiên cứu ngắn hạn vào kỳ nghỉ hè là bước quan trọng đầu tiên trong quá trình nghiên cứu khoa học. Ngoài việc tích lũy thêm các kỹ năng nghiên cứu, cải thiện kỹ năng giao tiếp, phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề, bạn có cơ hội nhận được một thư giới thiệu phục vụ quá trình xin học bổng sau đại học hoặc ứng tuyển vị trí trợ lý nghiên cứu tại một phòng thí nghiệm nào đó.

Tuy nhiên, nếu bạn đang trải qua những năm đầu đại học và bạn đang tham gia những khóa nghiên cứu ngắn hạn, bạn có lẽ sẽ chưa cần thư giới thiệu ngay sau khi khóa nghiên cứu kết thúc. Tất nhiên, sau một thời gian, khi bạn cần, bạn có thể quay lại tìm gặp người hướng dẫn và đề nghị một lá thư giới thiệu, nhưng hãy nhớ rằng bạn rời phòng thí nghiệm càng lâu thì khả năng xin được một lá thư giới thiệu chi tiết là càng thấp, người hướng dẫn khó mà nhớ được cụ thể điểm mạnh cũng như thành tích của bạn sau từng ấy thời gian và kết quả là bạn thường sẽ nhận được một lá thư giới thiệu chung chung.

Khi tôi bắt đầu viết một lá thư giới thiệu giúp sinh viên cũ của mình, tôi thường tự đặt ra một số câu hỏi như: “Họ đã làm những gì? Họ đã chứng minh sự kiên trì của họ như thế nào? Tính tự giác? Sự sáng tạo? Có phải chính sinh viên này đã nghiên cứu các vấn đề liên quan đến actin, hay chính cậu ấy đã thức trắng đêm để giúp một đồng nghiệp bị ốm hoàn thành thí nghiệm?” Đây là những chi tiết xác thực giúp tôi kể câu chuyện của người sinh viên kia thông qua những quan sát của tôi và viết một lá thư hữu ích cho quá trình sàng lọc ứng viên của hội đồng tuyển sinh. Thật không may, khi thời gian trôi qua, thật khó để nhớ những chi tiết như vậy.

Vì vậy, là một thực tập sinh, bạn cần có một chiến lược để giảm thời gian trễ giữa thời gian nghiên cứu tại phòng thí nghiệm và lá thư giới thiệu đầu tiên từ người hướng dẫn.

Tôi có một lời khuyên vô cùng đơn giản cho các sinh viên đại học, đó là: Hãy ứng tuyển một học bổng, một chương trình liên kết hay một giải thưởng nào đó cần tới thư giới thiệu và có hạn chót là mùa thu hoặc mùa xuân sau kỳ nghiên cứu hè của bạn. Và chú ý rằng, cơ hội đó không nhất thiết phải liên quan tới khoa học nhưng hãy đảm bảo bạn đáp ứng đủ các yêu cầu. Một lần, một sinh viên đại học ngỏ ý nhờ tôi viết thư giới thiệu để cô ấy ứng tuyển một học bổng dành cho sinh viên sau đại học, tôi đã từ chối ngay do cô ấy không thỏa mãn điều kiện đưa ra.

Khi bạn đã tìm được học bổng phù hợp, bạn có lý do chính đáng để đề nghị một lá thư giới thiệu từ người hướng dẫn. Và nếu người hướng dẫn viết lá thư đầu tiên giúp bạn, người ấy sẽ có một khuôn mẫu để cập nhật khi viết các lá thư sau; điều này sẽ làm tăng cơ hội người hướng dẫn dành thời gian viết cho bạn những lá thư giới thiệu khác.

Đề nghị một lá thư giới thiệu

Khi tôi bắt đầu viết một lá thư giới thiệu, điều đầu tiên tôi làm là xem xét tổng kết nghiên cứu mà tôi yêu cầu tất cả học sinh của tôi đã viết. Bản mô tả gồm 4 - 7 điều mà họ thu được từ những trải nghiệm nghiên cứu nhắc nhở tôi về những thành tích đáng chú ý nhất và những đóng góp của họ cho chương trình nghiên cứu; điều này giúp tôi viết một lá thư chất lượng hơn.

1 hoặc 2 tuần trước khi kết thúc khóa nghiên cứu hè, bạn nên viết một bài tổng kết. Nó không phải là một cách khoe khoang mà là cơ hội để nhắc khéo người hướng dẫn của bạn về cách bạn làm chủ công việc nghiên cứu. Đừng đánh giá thấp bài tổng kết nhé, hoàn thành "nhiệm vụ" này, bạn sẽ tạo ra ấn tượng lâu dài với người hướng dẫn nghiên cứu của bạn đấy.

Đừng chỉ liệt kê các kỹ năng hoặc những thành tích (cần cập nhật trong cả CV) trong bản tổng kết nghiên cứu. Bài tổng kết phải chứng minh được sự tiến bộ cá nhân và chuyên môn hoặc những thành tựu độc đáo, đáng chú ý. Ví dụ, một tuyên bố chung chung như "Tôi đã học được rất nhiều kỹ thuật" sẽ không tạo ra những tác động tương tự như "Tôi đã học cách biểu hiện, phân lập, và tinh sạch hai protein – nguyên liệu mà tôi sử dụng trong thí nghiệm kiểm tra sự tương tác giữa chúng." Nếu bạn muốn thêm một chút cảm xúc để thể hiện sự trưởng thành trong nghiên cứu của bạn thì cũng tốt thôi. Ví dụ như bạn đã rất thất vọng vì không thể làm chủ các kỹ thuật lúc ban đầu nhưng bạn đã vượt qua những thách thức kỹ thuật đó. Hoặc là thay vì bị choáng ngợp, bạn đã học được cách kiểm soát sự hỗn loạn khi tiến hành thí nghiệm. Nhận thức được những thách thức bạn phải đối mặt và giải thích cách bạn vượt qua chúng thể hiện bạn là người có khả năng tự đánh giá – phẩm chất mà cả người hướng dẫn của bạn và người thẩm định thư trong tương lai sẽ đánh giá cao.

Sau khi hoàn thành tổng kết, hãy gặp người hướng dẫn của bạn để thảo luận về học bổng và đề nghị một lá thư giới thiệu. Với bản tổng kết của bạn trong tay, sẽ dễ dàng hơn để nói, "Tôi nộp đơn xin học bổng vào mùa thu. Ngài sẵn sàng viết một lá thư giới thiệu cho tôi chứ? Dưới đây là một số điều tôi đã học được trong phòng thí nghiệm của ngài." Nhiều khả năng, câu trả lời của người hướng dẫn sẽ là Có.

Tuy nhiên, nếu người hướng dẫn nghiên cứu của bạn từ chối viết lá thư giới thiệu, hãy hỏi xem liệu có phải do sự thể hiện của bạn trong quá trình nghiên cứu. Nếu đúng là vậy, hãy lắng nghe cẩn thận lời giải thích. Nhận xét tiêu cực tuy khó nghe, nhưng khi dựa trên những đánh giá công bằng, nó có thể được sử dụng như một bước đệm để thành công trong tương lai.

“Thư nháp”

Trong gia đoạn đầu sự nghiệp, sau khi đồng ý hỗ trợ một sinh viên Y khoa ứng tuyển học bổng, tôi đã vô cùng sửng sốt khi cậu ấy đưa cho tôi một “thư nháp”mà chính tay cậu đã viết. Sau này tôi biết rằng một giáo sư khác đã yêu cầu cậu viết “thư nháp” và từ đó cậu nghĩ rằng điều này là bắt buộc.

Để tránh đặt mình vào tình thế khó xử này, hãy hỏi người hướng dẫn của mình, "Ngoài CV, website học bổng và thông tin về nơi nộp thư, ngài còn cần thêm gì ở tôi không?” Nếu cần “thư nháp”, người hướng dẫn sẽ nói với bạn.

Ngoài ra, nên hỏi người hướng dẫn của bạn "Ngài có cần tôi gửi ngài 1 email nhắc nhở trước hạn cuối nộp thư 2 tuần không?" Hầu hết ngay lập tức họ sẽ đồng ý. Do đó, hãy gửi email nhắc nhở để đảm bảo thư giới thiệu được viết và nộp đúng hạn.

Giữ liên lạc

Việc nộp lá thư giới thiệu đầu tiên không phải là sự kết thúc của mối quan hệ giữa bạn và người hướng dẫn. Hãy gửi một email cảm ơn người hướng dẫn sau khi thư giới thiệu được nộp. Sau đó, nếu bạn đạt học bổng, bạn nên gửi một email cập nhật tình hình. Người hướng dẫn sẽ đánh giá cao nếu bạn thực hiện điều đó.

Nếu bạn vẫn đang trong quá trình hoàn thành bậc học đại học, đừng để mất liên lạc với người hướng dẫn khóa nghiên cứu mùa hè. Gửi email cập nhật 1 – 3 lần/ năm là đủ để duy trì một mối quan hệ chuyên nghiệp.

Duy trì liên lạc với người hướng dẫn nghiên cứu rất quan trọng bởi vì nó có thể mở ra những mối quan hệ mới và cơ hội mới. Người hướng dẫn biết các kỹ năng chuyên nghiệp cũng như thế mạnh cá nhân của bạn, và nếu bạn giữ liên lạc, người hướng dẫn có thể thông tin cho bạn những cơ hội như học bổng, một giải thưởng hay hội nghị, hoặc một chương trình nghiên cứu bổ sung phù hợp với bạn. Tôi đã viết thư giới thiệu cho một số sinh viên cũ vài năm sau khi họ tốt nghiệp, lá thư đó như một tài liệu tham khảo và đưa ra lời khuyên về sự nghiệp. Người hướng dẫn của bạn có nhiều kinh nghiệm cuộc sống; bạn có thể được hưởng lợi từ những tư vấn và quan điểm của họ đấy.

Và, thực tế là, trong đời, chẳng có mấy người quan tâm đến sự thành công của bạn đâu!

Bài báo tham khảo:

David Oppenheimer, "Getting a great recommendation letter", sciencemag, June 27, 2016.

Nguyễn Ngọc Nam

Biên tập Biomedia Việt Nam